Wie führt man Controlling ein?

Die Antwort auf diese Frage hängt vom jeweiligen Entwicklungsstand der Buchhaltung ab, da sich der Controlling-Gedanke meistens als Weiterentwicklung der Finanzbuchhaltung ergibt. Außerdem beeinflussen der Entwicklungsstand der Organisation sowie spezielles Wünsche des Managements die jeweilige Vorgehensweise.

Häufig bieten sich aber folgende Reihenfolge für die Entwicklung bzw. Einführung eines Controlling-Systems an:

1. Einführung einer Vorschau-Rechung mit den Zahlen der Finanzbuchhaltung. Der "Minimal-Ansatz" wäre beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung als interne Vorschau-Rechnung/Planung über einen Zeitraum von 6 - 12 Monaten betrieben.

2. Einführung einer aussagefähigen Kostenrechnung / Deckungsbeitragsrechnung. In jedem Fall sollte sie weitgehend auf eine Schlüsselung von fixen Kosten verzichten und auf Artikelebene eine für die Praxis genügend genaue Differenzierung der "variablen" Kosten ermöglichen, damit eine Deckungsbeitragsrechnung als "Gewinn-Management-System" für die Beurteilung von Produkten, Kunden und Regionen betrieben werden kann.

3. Besteht eine aussagefähige Kostenrechnung, die Eintrittskarte des Controllers in die Management-Beratung, ist auf dieser Basis von Kostenstellen, Kalkulationen und Profit-Centers die operative Planung im Gegenstrom-Verfahren durchzuführen.

4. Ist die operative Planung akzeptiert, erhält der Controller häufig die Legitimation für die Moderation und Koordination der strategischen Planung.

5. Verbindung des Controling-Systems mit dem System "Führung durch Ziele/MbO". Hier treten Fragen zur führungs- und entlohnungsabhängigen Behandlung von Ziel- bzw. Forecast-Abweichungen in den Vordergrund. Diese Fragen sind vom Controller zusammen mit der Personalabteilung und dem Top-Management zu klären.

6. Kontinuierliche Verbesserung des Controlling-Systems und Überprüfung der Relevanz neuer Fragestellungen aus dem internen wie auch externen Bereich für das Controlling-System.

Dieser gesamte Prozess ist durch interne Überzeugungs- und Marketingarbeit (Seminare, Schulungen und Vorträge vor dem eigenen Managern und Mitarbeitern) zu unterstützen. Dabei hat der Controller eine Vorbild-Funktion in eigener Sache bei der Handhabung von Budgets und Forecasts.